Combien de temps conserver vos fiches santé papier?
Ce que tout massothérapeute doit savoir
Vous êtes passé(e) au numérique mais vous vous demandez quoi faire avec vos anciennes fiches santé papier?
C’est une excellente question — et la réponse mérite d’être bien expliquée, car elle touche à la confidentialité, aux exigences fiscales, et aux attentes des assureurs.
Voici un résumé clair et à jour pour les massothérapeutes et autres praticiens du mieux-être au Québec.
📚 Règle générale : la conservation pendant 7 ans
La “règle des 7 ans” est largement utilisée comme norme de pratique, bien qu’elle ne soit pas une obligation légale au sens strict pour les massothérapeutes (car il n’existe pas d’ordre professionnel officiel au Québec dans ce domaine).
Elle est recommandée parce qu’elle répond à :
- ✅ Les exigences fiscales (ARC et Revenu Québec)
- ✅ Les délais de réclamation des assureurs (souvent 12 mois)
- ✅ Les normes de prudence en cas de plainte ou litige
Conclusion : Garder vos fiches santé pendant 7 ans après la dernière visite du client est une pratique sécuritaire.
🔐 Peut-on détruire les fiches papier?
Oui, à condition de respecter trois critères :
- ✅ Toutes les données importantes sont transférées dans votre logiciel (antécédents, consentement, etc.).
- ✅ Votre logiciel respecte la Loi sur la protection des renseignements personnels (accès sécurisé, sauvegardes, etc.).
- ✅ La destruction est sécurisée, via déchiquetage croisé ou un service spécialisé.
💡 Astuce : Vous pouvez aussi conserver les fiches papier en lieu sûr pendant quelques années supplémentaires si vous le préférez.
⚠️ Notes de santé ≠ documents fiscaux
Il faut bien distinguer deux types de documents :
| TYPE DE DOCUMENT | DURÉE RECOMMANDÉE | POURQUOI |
| Fiches santé / notes clients | 3 à 7 ans | Protection des renseignements personnels |
| Reçus, paiements, factures | 6 ans après l’année fiscale | Exigences fiscales ARC / Revenu Québec |
📌 Exemple : Un reçu émis en 2021 doit être conservé jusqu’à la fin de 2027.
✳️ Est-ce légalement obligatoire?
Non. Pour les professions non réglementées comme la massothérapie :
- La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé n’impose pas de durée fixe.
- Elle exige seulement que l’information soit conservée “le temps nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles elle a été recueillie”.
🧩 Résultat : 3 à 5 ans peut suffire en massothérapie, car le risque de litige tardif est faible.
📝 Exemple de politique interne simple
Politique de conservation des dossiers
En tant que massothérapeute, je conserve les fiches santé pendant 3 ans suivant la dernière visite. Je détruis les fiches de manière sécurisée après ce délai, une fois que les données essentielles sont transférées dans mon logiciel. Les documents fiscaux, quant à eux, sont conservés pendant 7 ans.
✅ En résumé
- Oui, vous pouvez détruire les fiches papier si les données sont transférées de façon sécurisée.
- Conservez vos documents fiscaux 6 à 7 ans.
- Adoptez une politique interne cohérente selon votre réalité.
- Et surtout, protégez les données personnelles de vos clients jusqu’à leur destruction.
